Panduan bendahara

Bendahara mengelola keuangan SPP: membuat tagihan, mencatat pembayaran, mencetak invoice dan kuitansi, dan mengambil laporan. Menunya ada di grup Keuangan di menu samping: Tagihan SPP, Laporan keuangan, dan Pengaturan SPP.

Semua uang dicatat dalam rupiah bulat. Isi angka tanpa titik, misalnya 850000.

Persiapan (sekali di awal tahun ajaran)

1. Buka Pengaturan SPP.
2. Isi SPP kelas 7, SPP kelas 8, dan SPP kelas 9. Isi 0 bila tingkat itu tidak ditagih.
3. Isi Jatuh tempo tiap tanggal, biasanya 10.
4. Isi Cara pembayaran: nomor rekening sekolah dan jam bayar tunai. Teks ini dicetak di invoice.
5. Atur WA ke orang tua (lihat bagian WA di bawah), lalu tekan Simpan pengaturan.

Tingkat kelas diambil dari isian Tingkat di menu Kelas. Kelas tanpa tingkat tidak ditagih SPP.

Potongan dan beasiswa

1. Di Pengaturan SPP, bagian Potongan dan beasiswa, pilih Siswa.
2. Pilih Jenis: Persen (1 sampai 100) atau Nominal (Rp) per bulan.
3. Isi Nilai dan Keterangan, misalnya Beasiswa yatim. Tekan Simpan potongan.

Potongan berlaku untuk tagihan yang dibuat berikutnya. Tagihan yang sudah ada tidak berubah. Beasiswa 100% membuat tagihan langsung berstatus Lunas.

Membuat tagihan bulanan

Tagihan SPP dibuat otomatis tiap tanggal 1 pukul 05.00 untuk semua siswa aktif. Untuk membuatnya sendiri:

1. Buka Tagihan SPP.
2. Pilih Bulan di kanan atas, lalu tekan Buat tagihan SPP.

Aman ditekan berulang kali: siswa yang sudah punya tagihan bulan itu tidak ditagih dua kali. Siswa baru yang masuk di tengah bulan cukup ditagih dengan menekan tombol ini lagi.

Nomor invoice berurutan per bulan, misalnya INV/SPP/2026/09/0001.

Tagihan lain (seragam, buku, kegiatan)

1. Di Tagihan SPP, buka Tagihan lain (seragam, kegiatan, buku).
2. Pilih Siswa, isi Uraian, Nominal (Rp), dan Jatuh tempo.
3. Tekan Buat tagihan.

Mencatat pembayaran

1. Di Tagihan SPP, cari siswa lewat Nama atau NIS, lalu tekan Bayar pada tagihannya.
2. Jumlah (Rp) sudah terisi sisa tagihan. Untuk cicilan, ganti dengan jumlah yang dibayar.
3. Isi Tanggal bayar, pilih Metode (Tunai, Transfer, Lainnya), dan isi No. bukti / referensi bila ada.
4. Tekan Simpan pembayaran.

Jumlah tidak bisa melebihi sisa tagihan. Setelah tersimpan, tekan Kuitansi di Riwayat pembayaran untuk mencetak kuitansi (berisi jumlah dalam kata). Nomor kuitansi berurutan per bulan, misalnya KW/2026/09/0001.

Membatalkan

• Pembayaran salah catat: di Riwayat pembayaran, isi Alasan batal, lalu tekan Batalkan. Sisa tagihan kembali seperti sebelum pembayaran itu. Data pembayaran tidak dihapus; tetap tampil dicoret dengan alasannya.
• Tagihan keliru: buka tagihannya, isi alasan di Batalkan tagihan, lalu tekan tombolnya. Hanya bisa bila belum ada pembayaran; batalkan pembayarannya dulu bila ada.

Mencetak invoice

Tekan Invoice di daftar tagihan, atau Cetak invoice (PDF) di halaman tagihan. Invoice berisi rincian, potongan, yang sudah dibayar, sisa, jatuh tempo, dan cara pembayaran.

Orang tua juga bisa mengunduh invoice dan kuitansi sendiri di Portal Wali Siswa.

WA ke orang tua

Di Pengaturan SPP, bagian WA ke orang tua, centang pesan yang ingin dikirim:

• Pengingat 3 hari sebelum jatuh tempo
• Pengingat pada hari jatuh tempo
• Pengingat 7 hari setelah jatuh tempo (bila belum lunas)
• Terima kasih setelah pembayaran dicatat

Pengingat dikirim sekali per tagihan untuk tiap jenis, pukul 08.00, hanya untuk tagihan yang belum lunas dan siswa yang WA-nya aktif. Teks bisa diubah; kosongkan untuk memakai teks bawaan. Isian yang bisa dipakai: {nama} {kelas} {bulan} {total} {sisa} {jatuh_tempo} {tautan}.

Pesan yang terkirim atau gagal bisa dilihat di Notifikasi WA ortu (bila Anda punya akses menu itu).

Laporan

Buka Laporan keuangan, pilih jenis laporan:

• Rekap per kelas: per bulan, jumlah tagihan, total, terbayar, sisa, dan persen lunas.
• Daftar penunggak: siswa dengan tagihan lewat jatuh tempo. Urutkan menurut umur tunggakan, besar tunggakan, atau nama.
• Kas harian: pembayaran yang diterima pada rentang tanggal, dengan total per metode. Cocokkan dengan uang tunai dan mutasi rekening setiap sore.

Tekan Unduh Excel atau Unduh PDF untuk menyimpan laporan.

Masalah

• Tombol Buat tagihan SPP tidak membuat tagihan: periksa nominal di Pengaturan SPP dan Tingkat kelas di menu Kelas.
• Siswa yang sudah punya tagihan tidak bisa dihapus dari menu Siswa. Ubah statusnya menjadi tidak aktif.
• Lainnya: lihat Masalah umum.

Kembali ke portal